社会人必須スキル「説明」。相手に伝わりやすい上手な説明の仕方とは

社会人になると、説明を求められる機会が増える。というのは、既に社会人を経験したことがある人なら分かりきっていることだし、まだ社会人になっていない人でも、なんとなく想像つくことだろう。

想像つかない？何故説明することが増えるかって、会社はだいたいチームで仕事をする。1人で完結する仕事なんて、ほとんどない。すると、これから行う作業について、まず説明をしなくてはいけないし、自分や行った作業についても話せなくてはいけない。

個人で仕事をする場合なら、更に必要だ。営業・受注には説明は必須だし、自分はどんなことができるか、どんな結果がついてくるか、を話せなくては仕事が回らないだろう。

説明とは

いまや説明という言葉は小学生くらいから普通に使われている言葉であって、改めて意味を考える機会などないかもしれない。敢えて簡単に言うと、説明とは、明らかに説くという文字通り、人にわかりやすく話すことだ。自分の考えを述べるのはもちろん、調べたことや行ったことに、あるいはこれから行うことについて誰かに伝えたりすること、人に物事を教えること、これら全ては説明である。

説明するには何が必要か？

先ほど述べたように、説明とはわかりやすく話すこと。では、わかりやすく話すには、何が重要か？知識か、技術か。答えを言えば、どちらも必要である。知識は当然の如くあることが大前提だ。これから話す内容について、知らなければ人に伝えようがない。

自分がよく理解していないものを人に伝えようとしても、話し手が理解していなければ受け手がわかる筈がない。話す内容について知識がなければ、反論や質問にも答えられず、説得力がないことこの上ない。

また、技術というと大げさかもしれないが、つまりは方法・手段だ。説明の方法や仕方を知らないと、例えば話す順番がバラバラだったり、言いたいことが半分も理解されなかったり、最後まで聞いてもらえない、ということが起こるかもしれない。

相手に説明し、理解してもらう為には、その説明自体にも知識や技術が必要なのだ。そして、今やちょっと方向が違うが「プレゼンテーション力」や「発信力」という言葉で、「人に伝える」方法論の書籍が続々出ている。

説明ができることによって

説明ができれば、相手に理解してもらえることは分かるだろう。何をする上でも、説明することはついて回る。仕事をするにあたって、社会人に必須な力であると同時に、友人達と何かを始める時や、仲間を増やしたい時も説明が必要になる。

あなたが部下を持つ上の人ならば、部下に対して与える仕事の内容・やり方はもちろん、何故この仕事が必要なのか・何の為にやるのかを説明する必要がある。仕事のやり方はともかく、何故・何の為にを説明する必要があるのか、と思う人もいるかもしれない。

リスクの少ない単純作業ならば、理由の説明は要らないかもしれないが、リスクが高い仕事については、その仕事の背景や理由を知っているのと知らないのとでは、判断の基準も違ってくる。部下がやり方以外何も知らずに、仕事をしてミスをしたのと、背景や中身を理解して業務をしてミスをしたのでは、注意の仕方も違ってくるだろう。

説明をして、説明を理解してもらうことによって、仕事の幅も広がる。1から10までやり方を説明するのではなく、背景と理由などを伝えることによって、部下の考える力も向上するし、部下が今後誰かに教える際にも、同じやり方がなされるだろう。

逆に、自分が部下の場合、上司に説明を求められることも少なくない。何故これをしたのか、したいのか。何かミスをしたとしても、「このように考えていたから、こうしました」と言うのと、「なんとなくこうしてみました」では全く意味が違う。評価だって上がるか下がるかだ。

また、新しく企画を思いついて、上司に提案をする場合にも、何故これをするのか・どんなメリット・デメリットがあるのかを伝えなければ、企画が通る筈も無い。つまり、説明をきちんとできるかどうかで、評価されるか・仕事を任されるか、更には昇級や昇格できるかまで関わってくるのである。

説明はできて当たり前？

相手が理解できるように伝えるというのは、なかなか難しいことだ。しかしはっきり言って、説明は社会人にとって必須スキル。できたら凄い、ではなく、できなければならない。事務作業だけ、単純作業だけできれば良いような仕事は、今後更に減っていくだろう。

簡単なことではないが、これから社会にでる・あるいは出てしまったからには、しっかり身につけたいスキルだ。書店に行けば説明の本は積上っているし、きっと誰の周囲にも説明が上手い人が少なからずいるだろう。少しずつ、しかし確実に身につけたいものだ。