同時進行の作業は要注意！掛け持ちする場合に気をつけるポイント

ひとつの仕事に専念できれば精神的にも楽ですし余分な労力を使わずに済みます。しかし、そうも言ってられないのが現状ですよね。

近年では同じ作業でも日々効率化が進み、人件コストを削減するために複数の仕事を掛け持ちさせる職場の動きが目立ちます。そしてそれをやれる社員が重宝され、やれない社員は単純な雑務に回されていてしまいます。

そこで今回は複数の仕事を同時に進めるときや、掛け持ちするときに気をつけるポイントなどを紹介させていただきます。

仕事にコントロールされるようではいけない

急を要するBの仕事が入ったから、今のA仕事を中断して先にBの仕事をやらなくてはいけなかったり、Aの仕事のリミットが近づいて来たので仕方なくBの仕事を切り上げAの仕事を進める、といった感じに行き当たりばったりで仕事に自分がコントロールされてはいけません。

この場合は両方の仕事が共倒れになったり、焦りや確認不足からのミスがいつ発生してもおかしくないです。ではどのようにすればよいでしょうか？

進行具合と見通しからプランニングを行う

最初に把握している複数の仕事の進行具合と見通しをイメージして、ある程度プランニングしておくことです。そして別の仕事が入ったとき改めて現状の進行具合と、影響が出るであろう部分を想定して再度プランを立て直すのです。そうすることでまず自分が仕事をコントロールする立場になれます。

無論プランを立てたからといって全てを予定通り完了させられるわけでありません。つまり、リスクの少なさと全体の効率面から切り捨てる部分も見極めなければいけないのです。それでは最初からやりきれないことが前提なのでしょうか？

職場全体の作業の効率的な分配方法

現在合理的とされる職場全体の作業の分配は、作業者全員に均等に割り振るのではなく、一人当たりの作業量を100％～110％にしておき、順番に詰めていって、数人余裕のある人をつくるという方法です。そして負荷オーバーが織り込み済みなので、溢れた分の作業量を余裕のある中堅層以上の人にフォローさせるのです。

ですので元々、効率化を図る上で複数の作業を掛け持ちさせることは100％以上の作業量になることが前提である場合が多いのですね。

作業の中断には目印を

急遽Aの仕事からBの仕事にスイッチしなければいけなくなったとき中断したところがわかるよう目印をおいておきましょう。これは例えば本の栞と同じように作業を再開するときに何処まで読んだか前後をペラペラ確認するのは無駄であるからです。それに手順を飛ばしてしまったりするミスが発生する危険もありますので、何処から再開すればよいかひと目でわかるよう目印が必要です。

無駄な移動に気をつける

作業ごとに場所が違う仕事を掛け持ちするときは、移動時間の無駄に気をつけておきましょう。バタバタ動き回るのに必死で、実務時間より移動時間のほうが大きいなんて時は仕事に振り回されている証拠です。可能な限り近場での仕事をまとめて消化して、なるべく移動時間を短くしましょう。

ゆっくり落ち着いて仕事をした方が効率的な場合が多い

慌ててバタバタと動き回るのを見てると一生懸命仕事をしているように見えますが、実際上記のポイントにもあるように無駄な動きが多い場合が多々あります。それよりも、ミスや無駄がないようゆっくり落ち着いて仕事をした方が効率的であるといえます。冷静になることが大切ですね。

可能な限り全力を尽くす

どうしても会社というのは仕事が忙しくなって作業量が増えても人員調整が遅れがちになってしまいます。新しい人が入るまで掛け持ちの仕事などが発生することが度々あるかと思います。

会社側とて出来ないのがわかってて仕事を分配することもありますので、出来なかったからといって深く考え込み上司に喰いかかったりせず、可能な限り全力をつくし、その結果をきちんと受け止めて貰う事も必要です。