今はどんな仕事もPC必須、ワード・エクセルどっちでやればいいの？

私は以前務めていた会社で同じ職場の人にこの書類はエクセルとワードどっちで作成したほうが楽？とよく聞かれることがありました。

慣れている人にとっては当たり前の事でも、使い込んでないとなんとなくで選択してしまうこともあるでしょう。

書類の書式によってワードとエクセルは大幅な効率の差が出てしまうので基本的な条件のなかどちらがお薦めか紹介させていただきます。ワードは文面、エクセルは表計算だけと決めつけるのはNGです。

基本的には原稿など文章のみの書面はワード

エクセルと違いワードは指定サイズの用紙全体の文章を常に表示しており、文章校正も行なってくれることから、当然原稿などの文字のみで構成される書面はワードを使用したほうが早く作成できます。しかし、文字のみであってもレイアウトが絡んでくればエクセルの方が効率的になる場合があります。

レイアウト調整におけるエクセルの利点

エクセルやワードはテキストボックスやコメントボックスを使用することで文字を好きな場所に配置できます。しかし、ワードはエクセルと違い、それらの細かい位置調節が出来ません。少しだけずらそうとしても一文字分位置がずれてしまいます。簡易ポスターのような案内文を打つときはレイアウトの微調整が行いやすいエクセルに利点があると言えます。無論写真や絵を複数挿入すると場合もエクセルを使ったほうが効率的ですね。

毎回使用したいフォームを作れるエクセル

例えば毎月提出する議事録を作成する場合、会議であがった発言を打ち込むだけなのでワードの方が良いと思うかもしれませんが、ワードで毎回最初から打ち直しするより、各項目など、毎回書き換える必要の無い部分をセル単位で保存しておき日付や各項目の内容だけを打ち込むスペースを設定することで、いわゆるフォームを作ることができます。作業の簡素化という点においてエクセルは応用が効きやすいといえますね。

専用の用紙に文字を印刷する

上記にある通り文字レイアウトの調節がしやすいという利点から、例えば葉書のような専用の用紙に指定された場所に任意の数字・文字を印刷したい場合、ワードでは対応しづらくエクセルを使うのが効果的です。もちろん葉書印刷の専用ソフトなどもありますが、低頻度の作業であれば専用の用紙毎に各ソフトを導入しマニュアルを覚えるよりも、応用性の利くエクセルで文字配置フォームをつくる術を覚えたほうが効率的です。

今回の内容的には全てエクセルでいいのではないか？と思われるかもしれませんが、実際は必ずしもそうではありません。ワードは文字を打ち込むことに特化したアプリケーションであり、エクセルはワードに比べ多岐にわたる応用性を備えていると言えます。ですので長文を大量に素早く打ち続けるのであればワードの方が効率的なのです。しかし、実際多くの仕事においてそのような作業が稀であることから、一般的にはエクセルで対応したほうが作業効率が上がるというわけですね。