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優先的に読んでもらえるメール術・1 開いてもらえるタイトル

ビジネスメールが多く行きかう昨今。たくさんの業務メールがやりとりされる中、緊急のメールが後回しにされてしまいトラブルに発展することも多くあります。

優先的に開いてもらえるメールと、悲しくも後回しにされてしまうメールには、どのような違いがあるのでしょうか。一回目はタイトルに焦点を当ててみましょう。

まず、どんな内容のメールでも、開封してもらえないことには話になりません。ですから、早く確実に開封して中身を確認してもらいたいメールは、タイトルに何らかの工夫をして、受信者に読んでもらえるようにする必要があります。

タイトルだけで伝わる内容に工夫しましょう

  • 【ご確認】営業ミーティングの出欠連絡をお願いします(営業部_鈴木)
  • 【ご連絡】8月13日(水)の打ち合わせ場所の変更につきまして(株式会社○○_田中)

のように、件名だけである程度用件が推測できるようになっていれば、開封もされやすくなるでしょう。

また、直球ですが、タイトルの先頭に、急ぎであるというタグ(目印)を入れます。例えば「緊急」や「至急」など、短くて急ぎであることがわかる単語も付けると良いでしょう。

なお、タグに用いる単語は、長くても3文字程度の言葉が見やすく良いです。

※これはNG!

当然ですが、緊急ではないメールに対して、中身を見てほしいがために【緊急】とつけることはやめましょう。

用件や期日が一目でわかるようにする。

メールを見るときに大切なのは、そのメールが何の用件であり、いつまでに処理しなければいけないのかがわかることです。

差出人から大まかに内容の予測ができることがあるかもしれませんが、急ぎの要件を他に抱えていたり、多量の案件を裁かなければいけない状態にあったりしたときには、用件が不明確なメールを処理しなければいけないということはかなりの負担になります。

  • 「7月21日 講演会 案内状の件」
  • 「【要返信】部内懇親会出欠確認の件(回答期限:7/12)」

件名から大まかな内容が判断できるようにしましょう。

※これはNG!

内容がわかるようにすることは大切ですが、長すぎるタイトルはやめましょう。メーラーを最大表示にした場合でも、画面上で表示可能なタイトルはせいぜい全角30文字程度までです。

つまり、それ以上になってしまうと、「一目見ただけで内容がわかる」という目的を達成することが出来ず、メールの重要度を判断することが出来なくなってしまいます。

(NG例)「7月21日 神田先生講演会(さいたまアリーナ) 案内状のデザイン及び送付先についての内容確認及び今後のスケジュール調整について」

※これはNG!

あいまい過ぎるタイトルも良くありません。タイトルは記事本文の内容を端的に伝え、一目でどういう趣旨のメールかをわかってもらうためにつけるものなので、紛らわしいタイトルや抽象的すぎるタイトルはふさわしくありません。

そういったあいまいなタイトルは、後から内容を確認するために探すときにも分かりにくいため、なるべく具体的な表現をするようにしましょう。

(NG例)「新製品についてご質問」

※注意!

なるべく具体的に書いたほうがよい、と説明しましたが、例えば顧客情報などの重要な情報をメールに記載することで、後々問題になる可能性もあります。

社内規定やお客様との契約内容を十分に確認し、定められている守秘義務を漏洩してしまわないよう十分に注意してください。

上記のようなポイントに注意して、わかりやすいタイトルのメールを作成し、受取人に優先的に読んでもらえるようにしましょう!