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プレゼンテーションを上手く行う秘訣、資料作成時のポイントを紹介

新規企画を発表したり、プロジェクトの進行を説明したりするときにプレゼンテーションを行いますよね。

経験が浅い人や不慣れな人は失敗したり相手からの感触が良くなかったりと苦手意識が高い人も多いのではないでしょうか。今回はプレゼンを行うにあたり、資料作成のポイントと気をつけておきたい部分を紹介させていただきます。

聞く人が理解に苦しむ専門用語を多発しない

これは初心者がよく行うミスですね。例えば自分の職場でしか使わない言葉や職場で行っている仕組みそのものに勝手に名前をつけているものはありませんか?私がよく見かけて修正を依頼するのがこの専門用語の乱発です。

見る人聞く人にとってその言葉が理解できないとその前後のプレゼンの流れが把握できずなんだろうと考えているうちにどんどん内容が先に進んでいき、何もわからないまま終わってしまったということがあります。

多少言葉が長くなったとしても誰が聞いてもわかる用語に置き換える配慮が必要ですし、どうしても必要な専門用語ならくどくならない程度の前説を入れておくべきでしょう。

相手の知りたい内容も盛り込む

通常、資料作成時に重要視するのはこちらの伝えたい内容を十二分に入れ込むことですが、プレゼンテーションでは相手の知りたい内容がキチンと入っているかも重要になります。プレゼンは商品の販促文ではありませんので良いところやこちらの都合の良いところばかりを並べていても聞く方は満足しないですね。

例えば新規業務の企画であれば、作り手は効果やメリットばかりを並べたくなりますが、聞く方はリスクやデメリット、本当に採算がとれるのかという部分も気にしているのです。

ただ採用の成否があるプレゼンは内容を認められてなんぼですので正直にデータや内容をならべていても拉致が空きません。粉飾の無いレベルでメリットを大きくリスクやデメリットの部分を許容の範囲だと思わせる工夫が必要です。これが十分に出来ていれば次の項目である質疑応答がぐっと楽になりますね。

質疑応答

聞き手にとってプレゼンの内容が自分の仕事に関係してくる内容であれば真剣に精査してきます。そしてそれは発表後の質疑で現れてきます。この質疑応答で気をつけなければならないのはプレゼンの内容が質問者以外の人には好評だったとしても質疑で返答に困ったりすると全体に少なからず悪い感触を与えてしまうことです。

この対策としては十分なシュミレーションが必須です。プレゼン練習の段階で一人でも多くの人に聞いてもらい、どういう質問が出るか少しでも多く想定し事前に返答の準備をしておきましょう。

一応、高等テクニックとしては質問されることを想定しその返答を言葉だけでなく資料で説明できるように作成しておく技もありますが、使うかわからない資料をわざわざ作るのは非効率的ですし、プレゼン本内容に織り込んでなかったあざとさが残りる危険もありますので初心者には不向きかもしれません。

質疑の内容としては先にあるリスクやデメリットの部分、つまりこちらの言いたくないことや隠しておきたい部分が多く入ってくると思います。どちらにしても口篭るのは得策ではありませんので、想定していた内容であれば十分に理論武装して挑みましょう。

想定していない質問であれば、内容にもよりますがハッキリと「現在調査中です」や「後日改めてご連絡させていただきます」と挙動不審にならずにある程度堂々と答えた方が好感度が高い場合が多いです。もちろん開き直るような言い方はNGですけどね。

指示棒の使い方

プレゼンテーションでは発表時スクリーンや資料を指示棒で指す場合が多いと思いますが、これについても注意するポイントがあります。まずは指示棒は資料を差していても体は発表者の方へ向けておく事です。

そして良く見かける指示棒をやたら動かすのも資料が見にくくなるので良くありません。強調したい部分を一点指しするのが基本でグラフの推移などは指示棒ごと動かしたくなりますが、一度指示棒を降ろし改めて次のポイントを指す方が良いですね。資料に出ている文章を指示棒でなぞって読む方も何回か見たことがありますが、もってのほかです。読んでいるのですから文章をなぞる必要はありません。

喋り方の注意点

緊張すると早口になりがちですが、聞いているほうは聞き取りづらくなります。しかしただただゆっくりと喋ったり、詰まったりするのも決して良くありません。重要な部分や強調する部分をゆっくり喋り、繋ぎの部分や資料を見るだけでも十分に理解できる部分はスラスラと喋るなど、強弱をつける工夫が大切ですね。後は文章と文章の間に「あー」とか「えー」などが毎回入る人がいますが、余り多いと耳障りになる場合がありますので意識して少なくしてみましょう。

より良いものにしたければ資料に関しては一人でも多くの人に見てもらい指摘してもらうことで、発表に関しては一回でも多く場数を踏むことです。もちろん他人のアドバイスを全て額面どおり受け止め修正していたら、支離滅裂な内容になってしまいますので、参考として受け入れて指摘される内容が少しでも少なくなるような流れの資料を作ったり発表ができるように心がけることが大切ですね。