仕事で間違えたら大変！あなたの個人情報の取り扱いは大丈夫？

私達は、国や地方公共団体等によって「個人情報の保護に関する法律」で守られているので、平和で安心して毎日を過ごす事ができます。個人情報の漏えいと言ったニュースが流れると、何か悪い人から連絡があるのではないかと、とても不安な気持ちになります。

仕事で個人情報の取り扱いについては、十分注意が必要であることは、すでにご存知かと思いますが、自分でも気がつかないうちに、間違った処理をしてしまいそうになる事があります。今回はつい、間違いそうになる個人情報の取り扱いにスポットを当ててみました。

その個人情報は他に渡してもいいのでしょうか？

例えばお客さまから「○の件で山田さんに連絡を下さいと伝えて貰えますか？」と頼まれて個人情報を預かる時に、山田さんへ個人情報を渡すのはＯＫですが、「○の件で山田さんから連絡がなかった」と個人情報を預かった場合、山田さんへ個人情報を渡して、折り返し電話をお願いしてはいませんか？

実はこれは間違いなのです。個人情報を山田さんに渡してもよいという許可がないといけないのです。ではどうすればよいのでしょうか？

この場合は「お預かりしたお客さまのご連絡先を、山田に伝えまして、改めてこちらからご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか？」などと、お客さまに一度了解を得なければいけません。

電話の場合であれば、結構スムーズにやりとりができるのですが、紙面で頂いた場合であれば、少々面倒なやりとりになってしまいますので注意が必要。

個人情報をごみ箱に捨てていませんか？

たとえメモしたものであっても、自分が貰った個人情報は、ちゃんとシュレッターに入れて処理をしましょうね。会社で自分宛に届いた封筒も、個人を特定できる情報の一つなので、シュレッターに入れて処理をしましょう。エコ推進活動と思って、これを再利用はしないでくださいね。

個人情報を机の上に放置していませんか？

預かった個人情報を机の上に放置すると、風に吹かれてどこかに紛失したり、それを見た人が、第三者にその情報を渡したりする事に繋がります。席を離れる場合には、机の上に個人情報を放置したままではなく、机の中にしまってから席を離れるようにしましょう。預かった個人情報は、最後まで責任を持って処理をしましょうね。

社内では個人情報が適切に取り扱われているかを定期的にチェックをして、その重要性を再確認するための社員教育を定期的に行う事が重要だと思われますので、是非お願いをしたいですね。