そのメモで伝わります？職場で分かりやすいメモを残す方法はこれだ！ - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

職場で伝言をお願いされる事があると思いますが、あなたは上手く伝言を伝える事ができますか？伝言を正確に伝える事は、実は難しいもの。オススメする上手なメモの残し方を５つ紹介します。これであなたもメモ取りの達人！

【メモ１】誰宛かを記入しましょう

伝言の内容を気にするあまり、誰宛かを記入されていないメモを残していませんか？自分の頭の中だけで、”この人へ”って分かってメモを作成していませんか？例えば何らかの原因で、書いたメモが隣の机に移動をしていたら大変です。迷いメモになり、メモ主を探す手間が発生します。メモは、必ず宛名から書き始め、そのメモがお隣さんへ行かないようにしましょう。

【メモ２】伝言を受けた日時を記入しましょう

自分が伝言を受けた日時をメモに残しましょう。残したメモをいつ見てもらえるかは、未来の事なので正確に分かりません。その後に事態が変わっていたとしても、メモを残しておけば、時系列に処理が出来ます。又、時刻の表示は24時間表示で行うと、間違いが少ないのでオススメします。

”今日・・・明日・・・”とかを使ってメモを残す人がいますが、見た人が何時のコトについて残されたメモなのかがすぐに分かるように、具体的な日を記入しましょう。

【メモ３】この伝言は連絡を待っているかどうかを確認して、連絡先を聞いて記入しましょう

この伝言は折り返し連絡をしなければいけない事かどうか、何処に連絡をしなければいかないのかをメモに残しましょう。”電話番号はご存知ですよ”とやんわりと電話番号を教えてもらえなくても、ここは引き下がらずに”念の為にお願いします”と連絡先を聞いておきましょう。

”連絡をずっと待っていたのに、連絡が無かった”や”連絡先がわからずに、連絡が出来なかった”などの苦情が出ない為にも、キッチリとメモを残しましょう。

【メモ４】急ぎかどうかを記入しましょう

この伝言は、急ぎかどうかのメモを残しましょう。優先順位が高いものから仕事を進めて行く為には必要な情報です。”急ぎ必要な事だったのに遅かったので間に合わなかった”と苦情が出ない為にも、急ぎかどうかを必ず聞いてメモに残しましょう。

【メモ５】複数の人が共有した方が良いと思える伝言は、メールを作成して知らせましょう

”○さんか△さんに伝えて欲しい”と言う事や、”もし、こう言った連絡があったら”など、複数の人に伝えるメモを残す場合は、メールを作成して同時に複数の人に知らせる事をオススメします。そして宛名がわかっている場合は、”メールをご確認下さい”と言ったメモを残しましょう。必要な情報の共有は、トラブルを未然に防ぐ事ができます。