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出社してまずやることは、今日やることの優先順位を決めることです

あなたは、出社してからやることは決まっていますか?今日一日、何から始めて、何時までに何を終わらせないといけないのか把握していますか?出社して、メールチェックして、返信しているうちにあっという間に午前中が終わり…そんな時間の使い方はしていませんよね?

それとも、就業開始時刻ギリギリに出勤し、机の整理をしていたらもう1時間経過していた…そういう時間の無駄な使い方はしていませんよね?就業開始時間ギリギリに出社するなんて問題外ですが、ましてやメールチェックと返信で午前中を費やすのも問題です。もっと有効に時間を使うにはどうすればいいのでしょうか?それを考えたこと、ありますか?

今日のスケジュールを決めてください

まず、出社したら今日やることのスケジュールを決め、メモをしてください。これは5分もあればできることです。どんなに忙しい朝でも、必ずこのスケジュール決めは行いましょう。

できれば1時間単位で●時までに●を終わらせるというように。優先順位の高いものは目立つように何か目印をつけておきましょう。そして、記入が終わったら目立つところに貼り、やり残しをださないように仕事を進めます。

そうはいっても、イレギュラーなことが起きるのが仕事です。問題が発生したときは、どちらを先にしなければいけないのかメモをみて確認し、優先順位が高いものから進めていきましょう。

就業時間が9時から18時だった場合、

★10時 A社資料作成

11時 来客対応

12時 休憩

13時 B社企画会議

…などのように決めていきます。もし、イレギュラーな出来事が発生したら、

★10時 A社資料作成

11時 来客対応

※12時 クレーム対応

12時30分 休憩

13時 B社企画会議

…のように、どこに予定を入れればスムーズなのかを考え、予定を調整します。

時間を意識しましょう

先に予定を決めておくことで、常にスケジュール通り仕事を進められているか、時間を気にすることができます。朝に立てた予定通り仕事が進んでいなければ、どこかに問題があります。仕事の進め方が悪いのか、そもそも予定に無理があったのか。

常に時間を意識していれば、お客様からも上司からも仕事が遅いだなんて言われることもありません。また、自分がこの仕事をするのにどれくらい時間がかかるのかを把握することができます。そうすれば、誰かから仕事の依頼があったとき、その仕事にどれだけの時間がかかるか見当をつけることができます。

もし、急ぎの仕事を頼まれた場合、どれくらいかかるか見当をつけることができれば、上司に相談もスムーズにできます。たった5分でできるのですから、計画を立ててスムーズに仕事を進めましょう。