スケジュール管理ちゃんとできてる？自分に合ったTODOリスト活用法

ＴｏＤｏリストって作ってますか？社会人になれば一度はやったことがある人がおおいはずです。世の中には様々なＴｏＤｏ作成法や、最近は便利なアプリもたくさん登場していますが、じつは自分の性格、能力にあった物を使っている人が少ないと感じます。こういう作り方が仕事しやすくなって便利！という物を、単純にまねして活用してみても、自分のスタイル・レベルと合っていなければ何の意味もありません。

以前働いていた会社で仕事が遅くて困っている後輩に、ＴｏＤｏリストを作っているのか？と聞いたことがあります。張り切って作っています！というので見せてもらったところ、驚愕してしまったのを覚えています。それは彼の仕事スタイル・レベルとはかけ離れた作成法でつくられており、単純に作業が書いてあるだけで、一つも仕事がはかどっていないという残念なものでした。

そこで今回は自分の能力・スタイルにあったＴｏＤｏリスト作成方法をいくつかご提案してみようと思います。

段取りが苦手、イメージが苦手なタイプは具体的記入法がオススメ

一つの仕事をこなすためにはイロイロな段階を経て、物事が片付くものです。しかし、あまりそのイメージがうまくつかめない人には、とにかく具体的に作業を記入する事がとても大切です。

具体例を挙げますと「会議の資料をつくる」というリストをつくってみても、作業イメージが弱い人は何度もコピー機の前を往復したり、資料に不備があったり、紙が足りなくなったり・・・と悲しい感じになってしまいます。（こういう人みたことありませんか？！）

そこで、「資料を作る→備品が足りているかチェックする→資料に不備がないか確認する→印刷する→作業場所を確保する→資料をまとめる」というふうに、具体的に書いてみる事です。そして、一つ一つこなすごとに○をつけていけばよいのです。

この方法は最初は稚拙に感じるかもしれませんが、驚くほど段取り力が付きます。段取り力が、どれほど大切な事なのかは、仕事ができる人なら説明する必要もない事だと思っています。

仕事の量よりも数がなかなかこなせない人には切り上げ法がオススメ

大きな仕事を一つだけやると言うよりも、細かな仕事がちょこちょこあったり、納期が決まっている仕事をこなしたりする場合は、一つの仕事の切り上げを素早く見定め、次の仕事に取り掛かることが大切になるかと思います。そこで、リストアップした仕事の「完了形態」を記入します。

ここで重要なのは、ここまでできたらいいな、ではなくて、最低限ここまで行けたら次の仕事に取り掛かってもいいラインにしておくことが大切です。もう少しやりたいなとおもっても、完了形になったところで次の仕事に取り掛かることで、自分の欲求ではなく効率的に仕事を運ぶことができます。

慣れてきたら時間の記入法がオススメ

ＴｏＤｏリストに慣れてきた社会人の方でもリストに時間を記入している人はあまり多くはないとおもいます。しかし、これはとても効果的な方法です。時間といっても作業をしたい時間、実際にやった時間、その仕事にかかった時間、タイムリミットの時間など、いろいろあるかと思います。

どの時間記入から始めても大丈夫だと思いますが、最終的にはかかった時間が把握できるようになることがこの方法の最大の利点なのです。これをする事によってルーティンワークなのどの作業時間が管理しやすくなり、一日のスケジュールから週刊単位までのスケジュールが立てやすくなります。

上級者には、仕事の種類分け曜日わけも有効

さらに上級者の人は、曜日毎に種類や時間を分けて仕事をこなすのも効率的な方法です。かかる時間や、外部との兼ね合いで曜日ごとにこなしやすい業務に切り替えて行う事で、作業の効率化も図れるうえに、頭の整理もつきやすく能力が発揮しやすくなります。・・・とはいっても、ここまでできる方はもうご自分のスタイルを確立されている方がほどんとと言っていいでしょう。

いかがですか？すべてに当てはまらなくても、似てるような箇所があったり、お役に立った所はあったでしょうか？100人いれば100通りのスタイルがありますので、ご自分でいろいろな方法を試して、仕事がストレスなくスムーズにこなせる人が増えるといいですね。