電話対応で怒られないコツとは？最後まで明るく対応するための考え方

新入社員の方の、最初の関門と言えば、電話対応ではないでしょうか。

内線電話だけならまだしも、代表電話となると…

緊張してしまい、うまく敬語で話せなかったり

メモを取り忘れてしまい、誰からの電話かわからなくなったり

いろいろ失敗はあると思います。

筆者も会社勤めのころは、代表電話を取っていたのでよくわかります。

失敗だらけの電話対応でしたから。

それでも、お客様から怒られないコツがあるのです。

失敗だらけで、よく怒られました

筆者が会社員だったころは、代表電話をとる部署に配属されたので、まずは電話対応を求められました。

いきなり電話対応と言われても、緊張してしまいますよね。

筆者も始めてでた電話は、緊張してしまい何を話したのかなんて覚えていません。

ましてや、電話をとることに慣れていなかったので、聞き間違いもよくありました。

普段、友達や家族などと電話で話すときは聞き取りにくいなんて感じたことはありませんでした。

しかし、代表電話をとってみるとわかります。

もごもご話したり、電波が悪かったり、周りがうるさかったりすると、なんて言っているのかが全く分からないのです。

知っている人の声なら、なんとなく聞き分けられるものですが、知らない人から知らない社名を言われても、聞き取れないのです。

筆者が勤めていた会社がどんな会社と取引があるのか、その会社の担当者はなんていう名前か、そんなことを知らずに電話をとるので、いかに電話でははっきり話さないと伝わらないのかを学びました。

アルファベットでAと言っても、DなのかKなのか。

数字の１１が１７や１８に聞こえることもあります。

聞き間違いをよくするので、周りの先輩方からは注意をされてばかりでした。

それでも、聞き間違いは誰にだってあるものです。

そんなことでめげずにがんばりましょう。

話だと普段話している声とは違うように聞こえます〉

筆者が電話をとっていたとき感じるのは、電話だと普段話している声よりも低く聞こえるということです。

意識して、少し高めに声を張らないと、もそもそとした暗い印象になってしまいます。

また、固定電話だと受話器を口に近づけて話す人が多いのですが、それだとモゴモゴ話しているように聞こえ、余計に聞き取りにくくなります。

筆者の経験上ですが、電話に出たときは、普段よりも少し落ち着いた話し方、ゆっくり話をした方が、相手にはよく伝わります。

また、口全体を使ってはっきり話すようにしましょう。

ただでさえ、電話越しだと聞き取りにくくなってしまうので、よく聞き返されてしまうというときは、このことを意識しましょう。

そして、なによりも大切なのは普段話すときよりも明るい声を心がけることです。

お客様には声だけなのでそんなに伝わらないと思ったら大間違いです。

声だけだからこそ、伝わりやすいのです。

電話を取る前に、上司から怒られたかもしれません。

しかし、お客様には関係のないことです。

その気持ちを引きずって電話にでても、お客様からは感じが悪い会社だと評価されてしまいます。

気持ちを切り替え、いつもより明るく振る舞いましょう。