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長文を送りつけていませんか?ビジネスメールは簡潔に!がマナーです

お客様や社内の人にメールを送るとき、ダラダラと長い文章で送っていませんか。ビジネスメールの基本は、忙しい相手でもすぐ内容が分かるように読むやすく工夫する必要があります。

一番あなたが伝えたいことはなんですか?まずはそこから文章を考えましょう。

ビジネスメールを送らない日はありません

今や仕事をするうえで当たり前のようにメールのやり取りが行われていますよね。メールなら相手の都合のいい時間で確認してもらえるし、他の仕事をしながらでもチェックができます。

だからといって、相手が読んでもすぐに理解できないような文章だったり、忙しいときに読む気を失くすような長文を送っては逆効果です。ビジネスメールは効果的に使いましょう。

筆者も社会人になってからいろんなお客様とメールでのやり取りをしてきました。もちろん会社勤めをしていたころも、今も、変わらずメールをしています。

メールだといちいち相手を呼び出す手間も、時間を気にしなくても送ることができるので、筆者としてはかなり重宝しています。しかし、送り方を間違えたら、電話以上に迷惑になることもあるのですよ。

まずは件名を見直しましょう

ビジネスメールを送るときに、筆者が一番気を付けているのが「件名」です。これを見ただけで、だいたい中身がそうぞうできるようにしています。

上司に報告書を添付して送るなら

「●●報告書」

となるし、お客様にスケジュールの調整を依頼したいのなら、

「●●スケジュール調整依頼」

と、相手に伝えたいことを手短にしたものを件名に入力しています。

こうしておくだけで、届いた相手がすぐに対応しなければいけないのか、時間があるときでもいいのかをメールを開かずとも判断することができるので、相手に余計な時間を掛けなくて済みます。

本文は簡潔にまとめましょう

ビジネスの基本は、どんなときでも結果を先に伝えることです。日程の調整がついた連絡なら、件名にそのことが分かるように記入し、本文では

「標記の件、●月●日に決定いたしました」

と、いつになったかを先に伝えましょう。そのあとに、もう少し詳しく詳細を記入すればいいのです。しかし、あまり長々と書いては相手も読みにくくて困ります。

多くのことを伝えないといけないのであれば、箇条書きにしたり、いくつ伝えたいことがあるのかを先に書きましょう。そうすれば、相手だって長くなることが想定できるので、心構えができます。

本文の記入が終わったら、絶対に忘れてはいけないのが読み直しです。急いでいるとそのまま送信ボタンを押してしまいがちですが、そういうときに限って誤変換をしている可能性があります。

日本語として変な文章になっていることもあります。一度ざっと見直し、恥ずかしくない文章かどうかを判断しましょう。

ビジネスメールは簡単にやり取りができるからこそ、マナーは守らなければ相手に不愉快な思いをさせてしまいます。自分が受け取っても恥ずかしくないものかどうか、しっかり確認して送信するようにしましょう。